چگونه یک سیستم تیکتینگ برای کسب و کار خود انتخاب کنید؟

اگر به درستی از آن‌ها استفاده کنید، سیستم‌های تیکتینگ می‌توانند به طور قابل توجهی برای کسب و کار شما مفید باشند. این سیستم‌ها به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا هزینه‌ها و زمان صرف شده برای حل مشکلات را کاهش دهند، بهره‌وری کارکنان را افزایش دهند و بهترین قابلیت‌های عملی را برای ارائه خدمات مؤثر فراهم کنند. نرم‌افزارهای تیکتینگ در انواع و اندازه‌های مختلف وجود دارند. برخی از آن‌ها دارای ویژگی‌های گسترده‌ای مانند مدیریت پروژه، مدیریت مالی و هشدارهای فوری هستند، در حالی که برخی دیگر تنها با ویژگی‌های پایه‌ای مانند تیکتینگ، رویدادها، مشکلات، تغییرات و مدیریت انتشار کار می‌کنند. اما هنگام انتخاب گزینه مناسب برای شرکت یا کسب و کار شما، ممکن است با چالش‌هایی مواجه شوید. یکی از این چالش‌ها این است که باید بفهمید کدام سیستم می‌تواند مشکل شما را حل کند بدون اینکه تنها به فکر کسب درآمد از شما باشد. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نحوه انتخاب سیستم تیکتینگ مناسب برای کسب و کار خود، این مطلب را مطالعه کنید.

فناوری میزبانی

فناوری میزبانی

سیستم‌های تیکتینگ به طور معمول در دو نوع مختلف ارائه می‌شوند: مبتنی بر ابر (Cloud) و سازمانی. مدل مبتنی بر ابر یا SaaS (نرم‌افزار به‌عنوان یک سرویس) در حال حاضر به عنوان بهترین گزینه شناخته می‌شود، چرا که بسیاری از سازمان‌ها به سمت کاهش هزینه‌های اجرایی حرکت کرده‌اند. این مدل مزایای بیشتری نسبت به راه‌حل‌های سازمانی سنتی دارد. به عنوان مثال، فرآیند راه‌اندازی آن بسیار ساده و راحت است، در حالی که سیستم‌های تیکتینگ سازمانی معمولاً شامل هزینه‌های پیاده‌سازی هستند. همچنین، میزبانی این سیستم‌ها توسط ارائه‌دهنده انجام می‌شود، در حالی که در راه‌حل‌های سازمانی، سیستم تیکتینگ بر روی سرورهای خود شما قرار می‌گیرد که منجر به هزینه‌های اضافی برای نگهداری و نظارت می‌شود. مدل قیمت‌گذاری نیز ساده است و معمولاً بر اساس اشتراک (ماهانه یا سالانه) تعیین می‌شود.

قابلیت استفاده

یکی از عوامل مهم در انتخاب سیستم تیکتینگ مناسب، سهولت استفاده آن است. داشتن ویژگی‌های متعدد لزوماً به معنای برتری نیست، زیرا برخی از این ویژگی‌ها می‌توانند پیچیدگی‌های بیشتری را به همراه داشته باشند. نرم‌افزار باید برای هر دو طرف، یعنی درخواست‌کننده یا مشتری و همچنین عامل پشتیبانی، کاربرپسند باشد. سیستم تیکتینگ باید محیطی فراهم کند که ورود داده‌ها، تخصیص اولویت‌ها، به‌روزرسانی وضعیت تیکت و افزودن ذینفعان متعدد را به سادگی انجام دهد تا با نیازهای کسب و کار شما سازگار باشد. بنابراین، پیش از انتخاب سیستم تیکتینگ مناسب، لازم است که الزامات کسب و کار خود را به‌خوبی بشناسید. پرداخت هزینه اضافی برای ویژگی‌هایی که تیم IT شما هرگز از آن‌ها استفاده نخواهد کرد، منطقی نیست. به‌عنوان مثال، اگر سازمان شما نرم‌افزار را توسعه نمی‌دهد، نیازی به خرید نرم‌افزاری با ویژگی‌های مدیریت پروژه پیشرفته نیست. لذا بهتر است که استفاده از ابزارها را به دقت بررسی کرده و آن را با نیازهای خاص سازمان خود هماهنگ کنید.

سفارشی‌سازی و یکپارچه‌سازی

یک نرم افزار تیکتینگ مناسب باید شامل ویژگی‌هایی مانند پایگاه‌های دانش، SLAها و جریان‌های کاری باشد. ابزار را تحلیل کنید تا ببینید آیا تمام ویژگی‌های فوق‌الذکر قابل تنظیم هستند یا خیر. پیکربندی جریان‌های کاری و SLAها می‌تواند راه‌حلی برای اطمینان از افزایش بهره‌وری و رضایت مشتری باشد. قابلیت تنظیم بیشتر ابزار، باعث می‌شود، نرم افزار با شرکت شما سازگاری بیشتری داشته باشد. افزون بر این، شما باید اطمینان حاصل کنید که ابزار میز کار به‌صورت یکپارچه با تمام برنامه‌های دیگر شما ادغام می‌شود. شرکت شما ممکن است از مجموعه‌ای کاملاً متفاوت از برنامه‌های کاربردی دیگر برای سایر عملیات تجاری استفاده کند. اگر نرم افزار تیکتینگ جدید، طیف گسترده‌ای از یکپارچه‌سازی‌های سطح API را فراهم می‌کند، این امر به‌شدت به دسترسی سریع به اطلاعات در سراسر شرکت شما کمک می‌کند و همه‌چیز را برای شما راحت‌تر می‌کند.

این‌ها راهنمایی‌های اساسی است که به تصمیم‌گیری شما و انتخاب سیستم تیکتینگ مناسب برای نیازهای تجاری شما کمک می‌کند. وقتی تصمیم گرفتید، نسخه آزمایشی رایگان محصول را استفاده کنید، زیرا اکثر فروشندگان نسخه‌های آزمایشی را ارائه می‌کنند. این امر به شما کمک می‌کند تا با استفاده از آن در محیط کسب‌وکار خود، انتخاب خود را ارزیابی و بررسی کنید. در این مرحله، شما می‌توانید خدمات و پشتیبانی از طرف فروشنده نرم افزار را نیز تجربه کنید. این امر به دانستن اعتبار و کیفیت پشتیبانی ارائه دهنده محصول کمک می‌کند، زیرا این امر یک معامله است که تعیین می‌کند، شما به‌عنوان مشتری آن‌ها خواهید بود یا خیر. همیشه سعی کنید از این رابطه حداکثر استفاده را داشته باشید. به‌طور خلاصه، سیستم تیکتینگ مناسب با ویژگی‌هایی شناخته می‌شود که استفاده از آن آسان، از نظر سفارشی‌سازی و یکپارچه‌سازی‌ها بسیار انعطاف‌پذیر و مهم‌تر از همه، با ITIL هماهنگ است. پیدا کردن یک راه‌حل جامع مشکل است، اما اگر شما از دستورالعمل‌های فوق پیروی کنید، شما به یک راه‌حل مناسب، خواهید رسید.

استفاده از گزارش‌ها و تحلیل‌های آنی

سیستم تیکتینگ به شما اجازه می‌دهد تا گزارش‌های خود را برای به دست آوردن داده‌های آنی سفارشی کنید. اکثر ابزارهای میز کار، گزارش‌های داخلی و ویژگی‌های تحلیل را ارائه می‌دهند، اما اغلب استفاده نشده‌اند. هنگامی‌که به‌درستی به کار گرفته می‌شود، می‌تواند بینش عمیقی در مورد چگونگی استفاده از سیستم تیکتینگ شما به‌صورت روزانه، ارائه دهد و به شما در تصمیم‌گیری‌های کلیدی و راهبردهای جدید کمک کند. این گزارش دهی و تحلیل آنی به‌شدت زمان صرف شده برای تولید گزارش‌های جدید از چرک‌نویس‌ها را کاهش می‌دهد. به‌این‌ترتیب، باعث می‌شود در زمان و پول ارزشمند صرفه‌جویی کنید.